Alur Penyewaan Gedung

1.   Memesan tanggal melalui website tby.jogjaprov.go.id, menu Reservasi – Data Gedung sesuai gedung yang dituju pada tanggal tersedia. Untuk reservasi harus membuat akun dahulu supaya bisa login, jika belum mempunyai akun silahkan klik menu register. Dimohon untuk mengecek akun pemesan secara berkala, dikarenakan beberapa informasi disampaikan melalui akun pemesan.

Informasi 1 : Sistem website reservasi

a.    Fasilitas pemesanan ruang secara online bisa dipesan dengan tenggat waktu minimal 4 bulan sebelum kegiatan dan maksimal 2 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan.
b.   Tanggal tersedia (dapat dipesan) : warna hijau
PENTING untuk setiap tanggal tersedia (warna hijau) bisa dipesan oleh beberapa kegiatan, prioritas kami adalah berkas yang lebih dahulu disampaikan ke TBY serta memenuhi  ketentuan kami.
c.    Tanggal sudah dipesan dan berkas sudah disetujui (tidak dapat dipesan) : warna kuning.
d.   Kegiatan sudah mendapat izin keramaian dan sudah mentransfer biaya (tidak dapat dipesan) : warna merah.
e.   Tanggal libur nasional/ peringatan keagamaan/ cuti bersama/ tanggal yang belum masuk dalam tenggat waktu pemesanan (tidak dapat dipesan) : warna abu.

Informasi 2 : Saat pemesanan gedung untuk tanggal yang diinput melalui web sudah termasuk untuk persiapan/ gladi bersih, fasilitas yang di dapat;

a.    Ruang pameran
Penggunaan ruang pameran sesuai tanggal yang dipesan (sudah termasuk loading in, persiapan/ display karya, loading out/bongkar). Biaya yang dikenakan terhitung per hari.

b.    Gedung Concert Hall dan Societeit Militaire
Penggunaan gedung sesuai tanggal yang dipesan. Untuk Concert Hall dan Societeit Militaire ditambah 1 hari sebelum hari H digunakan untuk persiapan dan atau gladi bersih yang merupakan fasilitas dari Taman Budaya Yogyakarta. Biaya yang dikenakan terhitung per kegiatan (H-1 dan hari H).

c.    Amphiteater, Panggung Rigging dan Ruang Seminar
Penggunaan ruang sesuai tanggal yang dipesan dan biaya yang dikenakan terhitung per hari.

d.    Jika pada website tanggal yang tersedia (untuk gedung Concert Hall dan Societeit Militaire) hanya satu hari sedangkan dari kegiatan tetap menghendaki dan memungkinkan untuk pelaksanaan kegiatan, pihak Taman Budaya memperbolehkan untuk tetap terlaksana dengan catatan gladi bersih dilaksanakan di hari H dan loading in tetap di hari H mulai pukul 06.00 WIB.

e.  Untuk penggunaan Panggung Terbuka dimohon sebelum memesan tanggal memperhatikan apakah gedung Societeit Militaire dan Concert Hall digunakan kegiatan atau tidak, jika ada kegiatan di salah satunya maka penggunaan Panggung Terbuka tidak diperbolehkan dikarenakan suara bocor. Sedang untuk penggunaan Amphteater harus memperhatikan gedung Concert Hall digunakan atau tidak dikarenakan suara juga akan bocor. Penggunaan gedung Concert Hall dan Societeit Militaire menjadi priorotas utama. Kegiatan di gedung Concert Hall/ Societeit Militaire dan Panggung Terbuka/ Amphteater bisa terlaksana di hari yang sama dengan catatan jam pelaksanaan berbeda dan atau dari kegiatan sudah saling berkoordinasi sehingga menerima resiko kebocoran suara.

 

2.   Mengisikan data pemesan dan data kegiatan dengan sebenar-benarnya.

3.   Melengkapi berkas administrasi (diserahkan ke Ruang Pelayanan Taman Budaya Yogyakarta) berupa :

a.    Surat permohonan sewa gedung dari kegiatan (tertuju Kepala Taman Budaya Yogyakarta)
b.   Proposal kegiatan beserta rundown (panduan penulisan bisa diunduh setelah reservasi)
c.    Surat pernyataan kesanggupan dari TBY (format surat bisa diunduh setelah reservasi)
d.   Naskah (untuk pertunjukan teater)
e.    Salah satu score lagu yang ditampilkan (untuk konser musik)

Catatan : Silahkan menyiapkan file pdf maks 1 Mb untuk berkas point a, b dan c.
 

Jam pelayanan hari Senin – Kamis (09.00 – 15.00 WIB) hari Jumat (09.00 – 14.00 WIB).

4.  Permohonan dapat diterima/ ditolak akan dikonfirmasi oleh pihak  Taman Budaya Yogyakarta. Keputusan Taman Budaya Yogyakarta tidak bisa diganggu gugat. Pada website untuk kegiatan yang disetujui akan berubah menjadi warna kuning.

5.  Berkas administrasi diunggah pada akun pemesan oleh pemesan (berkaitan dengan digitalisasi arsip pemerintahan). Tiga berkas yang di unggah adalah surat permohonan sewa gedung, proposal kegiatan dan surat pernyataan kesanggupan (masing-masing berupa file pdf maks 1 Mb).

6.  Koordinasi perihal teknis kegiatan dan biaya dengan pihak Taman Budaya Yogyakarta bisa dilaksanakan setelah kegiatan disetujui untuk dilaksanakan (jika dirasa perlu).

7.   Pemohon akan mendapatkan surat izin penggunaan gedung dari Taman Budaya Yogyakarta sebagai lampiran saat proses ke Polsek Gondomanan.

8.   Pemesan menyiapkan berkas izin keramaian untuk Kepolisian dan menyerahkan ke Polsek Gondomanan maks H-10, berupa :

a.    Surat izin keramaian dari kegiatan (tertuju Polsek Gondomanan)
b.   Proposal dan rundown kegiatan
c.    Surat penggunaan gedung dari TBY

Kemudian akan mendapatkan surat izin dari Kepolisian (menunggu informasi dari Polsek). Jam pelayanan Polsek Gondomanan hari Senin – Jumat (08.00 – 14.30 WIB).

9.   Untuk kegiatan yang bersifat komersial mengundang bintang tamu/artis, izin keramaian sampai ke Polresta DIY maksimal H-7 (dapat rekomendasi dari pihak Polsek).

10.   Menyerahkan FC surat izin dari kepolisian ke pihak Taman Budaya.

11.   Melakukan pembayaran biaya sesuai Pergub (full biaya) melalui transfer dan mengirimkan bukti transfer ke wa pelayanan (menginformasikan an. Pentransfer). Selanjutnya Taman Budaya Yogyakarta menerbitkan bukti pembayaran.

12.   Tanggal yang dipesan pada website akan berubah menjadi merah dan selanjutnya kegiatan mengunggah poster kegiatan pada akun pemesan, file jpg (1024 x 720) maks 2 Mb.

13.   Kegiatan sudah menyelesaikan tahapan administrasi dan bisa melaksanakan kegiatan sesuai tanggal yang dipesan.

14.   Mengisi Survey Kepuasan Masyarakat.