Alur Penyewaan Gedung

1.

Pemohon mengajukan pemesanan/ reservasi gedung (Concert Hall, Militaire Societeit, Ruang Pameran, Amphiteater, Panggung Terbuka, dan Ruang Seminar) secara daring melalui website tby.jogjaprov.go.id pada menu Reservasi (Data Gedung):

a. Pemohon membuat akun melalui menu Register, selanjutnya login untuk melakukan reservasi gedung.

b. Pemesanan/ reservasi gedung dapat dilaksanakan minimal 4 bulan sebelum kegiatan berlangsung dan maksimal 2 minggu sebelum kegiatan berlangsung;

c. Warna hijau (tanggal tersedia/ bisa dipesan), warna abu (tanggal belum masuk tenggat waktu pemesanan/ tidak bisa dipesan), warna kuning (proses administrasi/ tidak bisa dipesan), warna merah (sudah disetujui/ tidak bisa dipesan), warna biru (hari libur nasional atau perayaan keagamaan/ tidak bisa dipesan);

d. Penggunaan gedung atau ruang sesuai tanggal yang sudah dipesan, termasuk loading in dan persiapan/ gladi bersih/ display karya/ bongkar karya/ loading out.

  • d.1. Untuk pemesanan gedung Concert Hall dan Militaire Societeit ditambah 1 hari sebelum hari H digunakan untuk persiapan dan atau gladi bersih. Biaya yang dikenakan terhitung per kegiatan (H-1 dan hari H).
  • d.2. Untuk pemesanan Ruang Pameran, Amphiteater, Panggung Rigging dan Ruang Seminar sesuai kebutuhan dari pemohon. Biaya yang dikenakan terhitung per hari.
  • d.3. Apabila pada website tanggal yang tersedia (untuk gedung Concert Hall dan Societeit Militaire) hanya satu hari pihak Taman Budaya memperbolehkan untuk kegiatan tetap terlaksana dengan ketentuan loading in, persiapan, gladi bersih, pertunjukan dan loading out dilaksanakan dalam 1 hari mulai pukul 06.00 s.d 24.00 WIB.
  • d.4. Untuk penggunaan Panggung Terbuka dan Amphiteater harus memperhatikan apakah gedung Societeit Militaire dan Concert Hall digunakan berkegiatan atau tidak, apabila ada kegiatan di salah satunya maka penggunaan Panggung Terbuka atau Amphiteater tidak diperbolehkan dikarenakan suara saling bocor.  Kegiatan bisa terlaksana di hari yang sama dengan catatan jam pelaksanaan berbeda, kegiatan di Concert Hall atau Militaire Societeit masih persiapan. Prioritas Taman Budaya adalah penggunaan Concert Hall dan Militaire Societeit, sehingga walaupun reservasi lebih dahulu oleh pengguna Panggung Terbuka dan Amphiteater, yang lebih diutamakan adalah pengguna Concert Hall dan Militiaire Societeit.
  • d.5. Kegiatan di Panggung Terbuka dan Amphiteater tidak boleh bersamaan.

2.

Mengisikan data pemesan dan data kegiatan dengan sebenar-benarnya.

3.

Menyiapkan berkas administrasi (format surat dan panduan penulisan proposal akan muncul setelah pemohon melakukan reservasi). Berkas administrasi yang disiapkan ada 3, yaitu:
a. Surat permohonan penggunaan tempat (Tertuju Kepala Taman Budaya Yogyakarta).
b. Proposal kegiatan dan rundown.
c. Surat pernyataan kesanggupan penggunaan tempat.

4.

Mengunggah berkas administrasi melalui akun reservasi, dengan ketentuan;
a. Bagi pemohon yang melakukan reservasi 1 s.d 4 bulan sebelum kegiatan, unggah berkas maksimal 2 minggu setelah melakukan reservasi.
b. Bagi pemohon yang melakukan reservasi kurang dari 1 bulan, berkas harus diunggah maksimal 3 hari setelah melakukan reservasi.
c.  Format berkas berupa .pdf maksimal 1 Mb.

Pengunggahan berkas hanya bisa dilakukan satu kali sehingga sebelum mengunggah pemohon harus memastikan ketiga berkas sudah siap.

5.

Berkas administrasi akan diproses selama 2 – 5 hari kerja, permohonan dapat diterima atau ditolak. Keputusan Taman Budaya tidak bisa diganggu gugat.

6.

Menyerahkan berkas fisik ke ruang pelayanan Taman Budaya dan menjelaskan detail kegiatan ke petugas pelayanan.

7.

Koordinasi perihal teknis kegiatan dan biaya dengan pihak Taman Budaya.

8.

Pemohon akan mendapatkan surat izin penggunaan tempat dari Taman Budaya yang dilampirkan saat proses izin keramaian ke Polsek Gondomanan. Surat akan dikeluarkan satu bulan sebelum kegiatan terlaksana dan akan diinformasikan kepada pemohon melalui wa pelayanan. Saat pemohon mendapatkan surat izin penggunaan gedung, warna tanggal pada website akan berubah menjadi merah.

9.

Pemohon menyiapkan berkas izin keramaian untuk Kepolisian dan menyerahkan ke Polsek Gondomanan maks H-14. Berkas izin keramaian berupa:
a. Surat izin keramaian dari kegiatan (tertuju kepada Kepala Polsek Gondomanan)
b. Proposal kegiatan dan rundown.
c. Surat izin penggunaan tempat dari Taman Budaya

10.

Pemohon akan mendapatkan surat izin keramaian dari Kepolisian (menunggu informasi dari Polsek).

11.

Mengunggah berkas melalui akun reservasi, berupa;
a. Scan surat izin keramaian format .pdf maksimal 1 Mb.
b. Poster kegiatan dengan ketentuan file .jpg (1024 x 720 px) maks 2 Mb.

12.

Berkasi zin keramaian dan poster akan diverifikasi oleh petugas.

13.

Tagihan biaya penggunaan gedung akan muncul pada akun reservasi dan pemohon bisa mentransfer biaya. Biaya wajib melalui transfer diselesaikan H-5 kegiatan, ditujukan ke rekening an. TBY Bend. Pembantu. Sistem website menyediakan dua menu transfer berupa:
a. QRIS Dinamis
b. Virtual Account (untuk biaya lebih dari Rp. 10.000.000)

14.

Taman Budaya akan mengeluarkan bukti pembayaran 2 s.d 3 hari setelah pentransferan biaya.

15.

Kegiatan sudah menyelesaikan tahapan administrasi dan bisa melaksanakan kegiatan.

16.

Pemohon wajib mengecek akun secara berkala dikarenakan proses pengecekan dokumen sampai pembayaran dilakukan melalui akun reservasi pada website tby.jogjaprov.go.id.